O1 – Outils de base

Logo du volume 1 du projet Red Star IT
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La bite et le couteau

Sous ce titre joyeusement provocateur se cache une réalité de tous les jours. Celle du manque de moyens qui s’avère être chronique dès les débuts de la création d’une entreprise. Parfois même dans les périodes de creux où les missions se font rares… Et le plus hallucinant de tout : pendant une période d’intense activité !

J’ai un parfait exemple qui illustre ce dernier cas. En effet, j’ai un ami qui a monté sa société et qui a décroché un gros contrat. C’est le rêve de tout entrepreneur qui se respecte, mais c’est aussi dangereux. Pourquoi ? Parce que simplement ce contrat peut parfois l’occuper deux à trois mois entiers. Hélas, il n’est pas payé au mois mais à la réalisation…

Cela veut dire que malgré son activité intense, il n’a pendant ce temps aucun budget. Je vous laisse imaginer ce que cela peut représenter comme galère durant certains mois bien qu’à la fin… Eh bien ça va juste reboucher le trou des précédents mois. Alors forcément, quand on vient lui parler de s’équiper niveau outils, l’ami en question dit non. Et là, on peut comprendre qu’il ait d’autre priorités avec le fruit de son labeur dûment gagné.

Malheureusement, l’ami en question n’est pas le seul dans le cas. La plupart des micro-entrepreneurs et indépendants mettent l’équipement au second plan de leurs priorités. Des fois même ils se contentent d’un minimum en-dessous du minimum syndical… mais sont-ils seulement syndiqués ?

Ce n’est pas l’objet ! Par contre, c’est un enjeu pour l’amélioration de la productivité de son entreprise. Comment vous dire ? Vous allez devoir investir dans un système de gestion un jour où l’autre. Vous ne pouvez pas faire les choses à l’arrache parce que vous êtes un(e) professionnel(le). Il va donc falloir organiser quelque chose à partir de pratiquement rien. Et oui,  c’est possible !


Investissement minimal

Dans une entreprise et peut importe son secteur d’activité, il devrait toujours y avoir au moins deux logiciels. Le premier est un logiciel de traitement de texte pour rédiger des courriers, des procédures… Le second est quant à lui un tableur qui vous permet de… tabler ? Non, en fait un tableur permet de manipuler des feuilles de calcul. Au départ on s’en servait pour la finance et les comptes et depuis ça a évolué.

Le tableur, dans la vie de tous les jours, ça sert surtout à se la péter en disant qu’on gère. La plupart du temps c’est faux d’ailleurs. Maîtriser entièrement un tableur demande du temps et de l’investissement. C’est un outil puissant qui peut vous rendre d’immenses services ! D’ailleurs il va vous en rendre et c’est pour ça que vous devez en faire l’acquisition.

Je n’ai pas dit « vous pouvez », j’ai bien dit « vous devez » car sans tableur vous n’irez nulle part. Mais lequel choisir ? On va faire simple… Si vous êtes prêt à débourser entre 5 et 10 euros par mois, vous pourriez acquérir Microsoft Office 365. Sinon, vous pouvez acquérir OpenOffice pour 0 euros.

Après c’est votre choix. Pour ma part, j’ai choisi mon camp. J’ai vendu mon âme à Microsoft il y a bien longtemps, je suis même certifié Windows Server 2008 R2. Cela ne veut pas dire que je crache sur les concurrents, bien au contraire. Sauf qu’à force d’utiliser les outils de Microsoft depuis bientôt une vingtaine d’année au niveau professionnel… Eh bien j’ai plus de facilité à les utiliser même s’il m’est déjà arrivé d’utiliser OpenOffice.

Bref, les éléments que je vais mettre à disposition ici ont été fait sous Microsoft Office. Fort heureusement, vous pourrez les ouvrir également avec OpenOffice. Voici les liens :


Utiliser un logiciel de traitement de texte

A une époque pas si lointaine, utiliser un logiciel de traitement de texte relevait de l’exploit technique. Aujourd’hui c’est devenu courant et quasiment un réflexe pour la plupart des gens qui utilisent un ordinateur. Cependant, la plupart des gens se contentent d’écrire des courriers ou de faire des CV. Peu utilisent les multiples fonctionnalités offertes par ce type de logiciel, et plus particulièrement les modèles de documents.

Créer un modèle de document et le réexploiter ensuite ne requiert pas de connaissances spécifiques. Apprendre à le faire une fois vous donnera la possibilité de gagner du temps et d’être efficace par la suite. Comment ? Simplement en suivant la procédure ci-dessous :

Je pense sincèrement que cette petite procédure peut et va vous être utile. Moi-même je l’ai utilisé énormément et j’ai gagné du temps. Il faut quand même s’imaginer que certains rédigent leurs papiers à en-tête dans des logiciels de graphisme… Dis comme ça, ça parait énorme et pourtant… J’en ai vu des choses horribles et peu racontables dans ma vie…

Bref, le traitement de texte est utile. Se construire une base documentaire également. Mais que pourrait-on trouver dans cette fameuse base documentaire ?


Des modèles de courrier

C’est sans aucun doute le premier modèle que je vous recommande de créer. Ne perdez plus votre temps à refaire cent fois le même courrier. Faites-vous donc un modèle et utilisez-le pour faire tous vos courriers !

La traçabilité de vos documents n’en sera que meilleure. D’ailleurs à ce sujet, vous devriez prendre l’habitude de normaliser vos enregistrement. Comment fait-on ? Eh bien on enregistre son fichier avec une dénomination plus complexe qui permet de déterminer plusieurs éléments :

  • La date du document (ex : 2018.09.05_ ) ;
  • Le type du document (ex : _FAC_ ) ;
  • La référence du client (ex : _CLI00101).

Evidemment il ne s’agit que d’une proposition d’organisation logique que vous n’êtes pas obligé(e) d’adopter. Appeler un fichier 2018.09.05_FAC_CLI00101.docx ne vient pas naturellement de prime abord. Pourtant, pour le classement des fichiers c’est top de chez top…

Exemple d'organisation de fichiers.
Exemple d’organisation de fichiers

Je ne peux pas vous montrer à quoi ressemble une organisation de données professionnelles. La confidentialité m’empêche de montrer un exemple plus concret que celui présenté ci-dessus. Néanmoins, cela vous donne l’idée directrice derrière cette proposition d’organisation. Et puisqu’on parlait de modèle de courrier :


Des modèles de procédure

C’est le moment de jouer un petit peu. En effet, maintenant que vous savez créer des modèles de document, on va s’amuser. Comment ? Eh bien je vais vous laisser faire un modèle de document pour les procédures. Il devra cependant être identique au mien en tous points. Il va donc comporter un cartouche dans le pied de page et un logo dans l’en-tête. Au niveau du cartouche, plusieurs champs sont automatisés. Parmi ceux-ci la date de création et la date de mise à jour. Egalement le nom de l’auteur, la version du document et sa révision. Enfin, le numéro de page ! Les seuls champs à entrer en manuel sont le titre et la référence interne. Vous avez vos consignes ; bonne chance pour en venir à bout. Lorsque vous aurez terminé, vous comparerez votre œuvre au corrigé ci-dessous :

Vous aurez sans doute remarqué que ce modèle joue fortement la carte de l’automatisation… C’est à cela que l’on voit un véritable fainéant. Ou bien quelqu’un qui a décidé de ne pas perdre de temps pour des futilités. Les deux sont vrais et vont de pair. Plus il est possible d’automatiser les choses, moins on perd de temps à les faire. C’est un fait, et au bout du compte cela vous apprend quelque chose d’intéressant.

Le temps que vous investissez pour automatiser les tâches récurrentes se gagne dans la durée. Plus la tâche sera récurrente, plus le temps investi à son automatisation en sera amoindri. C’est de cette façon que vous vous simplifierez la vie et que vous deviendrez plus efficace.


D’autres modèles de documents

Je vous ai proposé deux exemples de documents que vous pouvez passer en modèle. Bien sûr, il y a plein d’autres possibilités et elles ne sont limitées que par votre imagination.  De mon côté j’ai par exemple utilisé les modèles de document pour :

  • Les études techniques avec comparatif de solutions ;
  • La sécurisation des sites web ;
  • Les rapports d’audits ;
  • Plusieurs autres documents…

Certes, je pourrais vous fournir ici un exemple pour chaque modèle que j’ai cité mais ne le ferais pas. Premièrement, ce serait presque de la frime et je n’aime pas marcher les chevilles fortement lestées. Deuxièmement, je suis un fainéant et ça me demanderait un travail supplémentaire. Troisièmement, si je vous fournis le matériel vous n’aurez plus rien à faire !

Or, c’est avant tout à vous de déterminer quels sont vos besoins et de créer vos outils à ce niveau. En plus, vous avez une procédure pour vous guider et déjà deux exemples donc… Il ne tient qu’à vous de faire vos propres modèles de documents en fonction de vos besoins.

Quant à moi, je vais vous parler de quelque chose qui fait peur…


La mission du jour

Je pense que vous commencez à me connaitre… Et à savoir que si je vous présente quelque chose ce n’est jamais gratuit ? Au moins je ne vous demande pas d’espèces sonnantes et trébuchantes. Non moi, je vais vous demander de bosser et votre première étape est simple. Faites l’acquisition d’un logiciel de traitement de texte si ce n’est pas encore fait. Ensuite, apprenez à faire les modèles. Entrainez-vous. Faites-en quelques-uns qui vous seront utiles et que vous allez réutiliser. Ce n’est jamais perdu. Au contraire, une fois que vous savez faire ça vous allez nécessairement gagner du temps ! Et si j’en vois un qui réutilise le même fichier X fois sans faire de sauvegardes, je le crucifie !!!