O2 – Outils de base

Logo du volume 1 du projet Red Star IT
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Utiliser un logiciel de type tableur

Il faut que je vous raconte cette anecdote. La première fois que j’ai eu affaire à un tableur, c’était sur un Amstrad CPC 6128 ! Le tableur se nommait « Multiplan » et le moins qu’on puisse dire c’est qu’il était rudimentaire. Cependant, il était robuste et proposait déjà des fonctionnalités avancées… Que je n’ai jamais utilisé.

Que voulez-vous, les tableurs et moi on a toujours été plus ou moins fâchés. Plutôt plus que moins, d’ailleurs. Donc, mes premiers contacts avec Microsoft Excel ne m’ont pas été profitable. Je reculais des deux pieds et je ne m’en servait que contraint et forcé. En plus de ça, j’ai mon père qui a suivi une véritable formation sur Microsoft Excel… 

Plus d’une fois je l’ai raillé avec ses tableaux croisés dynamiques… Mais ça, c’était avant que je découvre Microsoft Excel et son potentiel ! Maintenant que j’ai pris le temps d’apprendre comment ça fonctionne, j’ai même du mal à m’en passer ! Du coup mon père aurait aujourd’hui toutes les raisons de me railler lui aussi. Sauf que lui n’est pas aussi mauvais que je l’ai été 😉

Cela dit on s’éloigne du sujet… Alors que peut-on faire avec un tableur ?


Des modèles de document

La plupart des gens commence à répondre « des tableaux » à cette question. Certes, ce n’est pas faux… Mais quel type de tableaux ? Que contiennent-ils ? La plupart du temps j’entend la réponse « des calculs ». Donc selon eux un tableur serait un bête calculateur ? Non. Ce serait totalement réducteur de voir les choses sous cet angle.

Certes, un tableur contient des tableaux et des calculs mais pas que ! Il y a aussi des formules et des fonctions… Voire carrément un langage de programmation ! Vous avez entendu parler de Macro ? Non pas Emmanuel ni même le poisson et encore moins celui qui s’occupe des péripatéticiennes.

Là je fais référence aux séquences d’instructions préenregistrées pouvant être répétées par l’ordinateur. Bon, vous y êtes ? Eh bien on peut faire tout un tas de choses avec tous les éléments présents dans un tableur. Commençons par voir l’usage le plus simple : un bête modèle de document !

Pour résumer ça simplement, il s’agit d’un modèle de document pour réaliser des audits système / réseaux. Je duplique les fiches au besoin et je complète pour chaque client. Des fois même je le convertis en Fichier PDF pour le joindre au rapport d’audit du client. Certes, j’ai passé un peu de temps à le réaliser mais le gain de temps est phénoménal par appareil audité !

La précision choisie permet de réaliser des audits en profondeur. Certes, le modèle a quelques lacunes mais il reste néanmoins largement utilisable. C’est un outil basique voire rudimentaire, nous sommes d’accord. Toutefois, il est plus facile d’utiliser Microsoft Excel pour faire ce genre d’outil.


Des calculateurs

Ouais, je sais très bien ce que vous allez me dire… On peut faire autre chose que des modèles de document et des calculateurs ? Oui, clairement. Et déjà pour commencer, sachez qu’il y a calculateur et calculateur. Microsoft Excel peut faire des calculs en masse… Mais ce qui est encore plus intéressant, c’est de coupler modèle de document et calculateur !

En effet, en procédant de la sorte on va pouvoir se servir de la puissance de calcul d’Excel. Il va permettre avec un peu de travail et de mise en forme de faire un outil du quotidien. Je suis persuadé que vous doutez un peu et je serais à votre place je ferais pareil. Seulement voilà, je vous parle d’outils depuis le début donc je vais vous en présenter un.

A gauche, vous avez un outil de calcul sous forme de Modèle Excel à intégrer dans vos modèles personnalisés. A droite, vous avez le mode d’emploi de l’outil en question. Ce n’est pas juste une question de méthodologie… Vous fournir le mode d’emploi de l’outil avec l’outil me parait la moindre des choses !

C’est un calculateur simple  ; je l’ai réalisé pour répondre à un besoin particulier. Il permet d’assurer le suivi d’un contrat par rapport à des fiches d’intervention. En principe, tout est expliqué dans le mode d’emploi fourni, y compris comment adapter et reparamétrer l’outil. Vous ne connaissez pas Excel ? Aucun problème ! Avec cette base vous apprendrez vite à faire des choses plutôt sympathiques avec Excel… ou bien avec Calc.

Ah, et un principe auquel je ne dérogerai pas dans ce volume : Des outils simples. Pas de Macro ni de programmation. Juste des liens et quelques formules et fonctions natives. J’insiste, parce que le prochain type d’outil…


Des outils autonomes

Voilà, on y est… Au-delà du simple modèle, du calculateur basique et du modèle faisant office de calculateur il y a… L’outil autonome ! Capable de gérer un catalogue fournisseur dans son intégralité, l’outil autonome rend beaucoup de services. Néanmoins, il demande un investissement assez important lors de sa réalisation. Vous avez envie de voir ce que ça peut donner ? Ok, alors voici un exemple ci-dessous :

Alors dans le même principe que précédemment, vous trouverez à gauche l’outil et à droite le mode d’emploi. Je dois tout de suite vous prévenir : cet outil n’a pas été remis à jour depuis Janvier 2017. Les tarifs indiqués ne sont donc peut-être plus valide… Sans aucun doute même.

Après, cet outil ne vous est fourni que dans un but purement informatif. Je vous le présente tel quel avec son mode d’emploi afin d’avoir un exemple. Il me semble utile d’étayer mon propos lorsque je parle d’une notion qui peut paraitre abstraite. Pourtant c’est loin d’être de l’abstrait. Les outils autonomes sont utiles et font gagner du temps. La seule condition, c’est que l’on utilise l’outil de façon récurrente.

Il y a en effet un important coût de développement pour chaque outil en fonction de ses fonctionnalités. Le coût de développement ne doit jamais excéder le bénéfice offert par l’outil lui-même sinon sa rentabilité est nulle.

Or, un outil ayant une rentabilité nulle n’est pas intéressant. Attention, on parle de la rentabilité vis-à-vis du coût de développement ! On ne parle pas de rentabilité côté client puisque les outils sont destinés à l’interne. N’allez pas me mélanger les kiwis et les bananes !

Je me méfie. Dès qu’on parle de rentabilité à un patron il a tendance à essayer de visualiser le remplissage de ses poches… C’est moches les clichés…


La mission du jour

Je ne vais pas être trop exigeant pour cette fois. Je vous demanderai juste de faire l’acquisition d’un tableur quel qu’il soit. Comme d’habitude, vous pourrez mettre à profit ce qui a été présenté ici. Les modèles de document et les calculateurs devraient rester à votre portée. Pour les outils autonomes, à moins d’être un cador en tableur… Passez votre chemin ! Autrement, n’hésitez pas à prendre le temps d’apprendre comment fonctionne un tableur. Cela ne peut pas vous nuire, bien au contraire. Sinon vous pouvez me railler mais vous finirez par y venir aussi… Promis !