F1 – Formaliser son activité
L’idée initiale et originale
C’est le jour où vous avez dit « je vais monter ma boîte » que c’est arrivé. Vous avez eu l’idée qui allait changer votre vie. J’exagère ? A peine ! En fait, choisir d’être son propre patron c’est quelque chose qui change votre vie. Vous n’avez plus personne au-dessus de vous pour vous contredire, pour vous emmerder et vous rappeler que vous lui coûtez des sous. Bien !
Par contre vous n’avez plus personne qui vous verse de salaire à la fin de chaque mois ni de « bouclier » derrière lequel vous réfugier. En effet, vous avez choisi d’être en première ligne et d’assumer… Seulement, on ne part pas à la guerre avec la bite et couteau ! Bon, sauf si on s’appelle John Rambo auquel cas on peut… Mais c’est pas ma guerre mon colonel !
Bref, pour rester sérieux, vous avez pris une sacré décision. Vous avez décidé d’être micro-entrepreneur ou indépendant et en tant que tel, vous bénéficiez d’un régime spécial et tout ce qui va avec. Je vous laisse potasser la paperasse, ce n’est pas l’objet ici. Ici on va plutôt s’intéresser à votre idée initiale, en imaginant que vous ayez décidé d’ouvrir une société de service en informatique.
Comme je vous l’ai déjà répété maintes fois dans les pages précédentes, ce cas n’est pas uniquement dédiée à l’informatique. Il vous suffit de remplacer le mot informatique par couture, cuisine, repas à domicile, plomberie ou que sais-je pour voir que cela peut aussi s’adapter à votre activité. C’est juste qu’avec un exemple clair et maîtrisé cela devrait être plus facile à comprendre. Mais on s’éloigne.
Formaliser son activité
Donc vous avez eu une idée : vous allez monter votre boîte d’informatique. Alors certes, il y a les démarches à faire pour lancer sa société mais ça, c’est très bien expliqué pour peu qu’on prenne le temps de lire. Par contre, ce qui n’est expliqué nulle par c’est comment formaliser votre activité. On va voir ça en détail.
Déjà, question de glossaire : qu’est-ce que ça veut dire formaliser son activité ? Pour faire simple, c’est déterminer ce que couvre ou non notre activité. En langage clair : ce qu’on va faire et ce qu’on ne va pas faire. Un exemple concret : Je veux faire de la peinture. C’est ok mais la peinture c’est vaste ! Je peux peindre des murs, des radiateurs, des portes, des objets, des corps humains…
Si je devais formaliser l’activité peinture, je dirais « Ouais d’accord, mais moi je fais peintre en bâtiment ». Je fais donc les travaux de peinture du sol au plafond et le reste je m’en tamponne copieusement. Après tout, c’est pas mon cœur de métier ! Si vous l’avez déjà fait, je vous accorde un point. Sinon, il va falloir commencer par là.
Repartons dans l’informatique : On peut faire du dépannage et de l’assemblage. C’est demandé, notamment au niveau des particuliers. On peut faire du développement web. De l’administration système réseaux voire pourquoi pas du consulting ?
Faire des choix
Soyons réalistes une minute : vous êtes seul. Vous ne pouvez pas TOUT faire en informatique, ce n’est pas possible. Vous devez donc choisir ce que vous voulez faire comme activité principale. Je vous conseille également d’en choisir une secondaire si vous avez quelques aptitudes dans un autre domaine en rapport mais pas plus.
Je vous donne un exemple concret ? Allez, c’est parti !
| N° | Mes activités | Primaire | Secondaire |
| 1 | Développement web | Oui | Non |
| 2 | Consulting | Non | Oui |
| 3 | Conseil & formation | Non | Oui |
| 4 | Assemblage & Maintenance | Non | Non |
Voici un tableau qui est très simple et qui montre ce que l’on peut faire pour commencer. Choisir ce que l’on fait et ce que l’on ne fera pas est essentiel pour bien formaliser son activité.
Les plus observateurs remarqueront que j’ai parlé d’une seule activité secondaire mais que j’en ai mis deux dans le tableau. Alors oui, je dis un truc et je fais le contraire… mais il faut savoir que les prestations associées aux activités secondaires sont moindres par rapport à l’activité primaire.
Ben oui ! C’est pas le tout de poser un tableau et de dire « c’est mon activité principale et ma ou mes secondaires ! ». Non, il faut aller au-delà de ça. C’était une première étape nécessaire et utile, et maintenant il faut compléter.
Détailler son activité
Maintenant que vous avez déterminé les limites de votre activité, vous savez ce que vous faites et ce que vous ne ferez pas. Ce n’est pas figé dans le marbre et ça peut bouger assez rapidement en fonction des besoins de vos clients. Néanmoins, c’est votre base de départ et il va maintenant falloir détailler votre activité principale et votre ou vos secondaires.
Je vous propose de réutiliser le tableau précédent et de le compléter un peu plus pour les activités primaires et secondaires.
| N° | Mes activités | Description | Prix |
| 1 | Développement Web | ||
| 1.1 | Site « vitrine » | Site de présentation d’entreprise | 1000 € |
| 1.2 | Site spécifique | Site pour les activités spécifiques | 3000 € |
| 1.3 | Boutique e-commerce | Site de vente en ligne | 5000 € |
| 2 | Consulting | ||
| 2.1 | Etude technique | Réalisation d’un dossier technique | 750 € |
| 3 | Conseil & Formation | ||
| 3.1 | Formation WordPress | Prise en main de la plateforme | 85 € |
| 3.2 | Optimisation Web | Analyse et proposition de solution | 300 € |
Avez-vous remarqué ? Le tableau a un petit peu changé mais il représente maintenant une sorte de carte de vos prestations. Cette carte, c’est ce que l’on appelle aussi un catalogue de service (notion du référentiel ITIL). Alors certes, on n’est pas au niveau d’ITIL pour ce genre d’outil mais il manque peu de choses pour y arriver.
Cela étant, le principe n’est pas de se compliquer la vie pour le moment. Déjà faire son propre catalogue de service simplifié ce sera déjà pas mal. C’est un peu comme la carte que l’on va vous donner au restaurant : voilà ce qui est cuisiné ici, faites votre choix… ou allez manger ailleurs !
Vos futurs clients doivent avoir une vue de ce que vous proposez comme prestation. Vous devez déterminer les limites de votre rôle et celles de votre société.
Les pièges à éviter absolument
C’est tentant de se faire un super catalogue de service bien rempli. Premier piège à éviter : la surcharge de prestation. Si vous commencez par mettre trop de prestations, votre carte deviendra vite illisible. Trop d’informations tue l’information.
Second piège à éviter : Trop de détail. Vous devez commencer par définir des prestations génériques. Le catalogue de service n’est pas là pour définir les limites de la prestation. Il résume simplement votre activité et les prestations qui y sont associées. Eventuellement il comporte un descriptif succinct de ce qui est compris dans la prestation.
Troisième piège à éviter : Le flou artistique. J’ai déjà vu des prestations « premium », « gold », « basic », « nude guy » ou… Non, pas la dernière. En fait, ce que je veux souligner c’est cette tendance à utiliser des termes marketing pour définir une prestation. Je n’ai rien contre le marketing mais par pitié, mettez dans ce cas une description ! Le marketing seul ne se suffit pas à lui-même. Le client doit être capable de comprendre la prestation et ce dont il s’agit.
Voilà pour les pièges principaux. De manière générale, soyez mesuré quand vous faites votre catalogue de service. Vous pouvez bien sûr regrouper un ensemble de prestations similaires au même niveau. Au premier niveau, j’ai le développement Web (niveau 1). Au second niveau, j’ai le développement de site vitrine (niveau 1.1). Je pourrais encore détailler si j’avais plusieurs niveaux de site vitrine. Dans ce cas, je créerais un troisième niveau en commençant la numérotation par 1.1.1.
Par contre, je vous conseille vivement de ne jamais descendre en-dessous de quatre niveaux. Le niveau de détail à quatre niveaux est déjà très élevé et ne se justifie pas toujours sauf si les prestations sont véritablement complexes.
Commencer son catalogue de service
Il n’est jamais trop tard pour bien faire. Je vous recommande de le faire si ce n’est pas déjà fait car ça va vous rendre service. Vos futurs clients sauront d’ores et déjà qu’ils mettent le pied chez un professionnel qui sait ce qu’il vend. Ne rigolez pas, c’est plus fréquent qu’on ne le pense !
Ensuite, le catalogue de service pose les limites de votre activité et des prestations qui y sont associées. Vous savez vous-même ce que vous faites et savez combien ça va coûter à vos clients. Pour certaines prestations vous ne pouvez pas le savoir à l’avance ? Pas de problème ! Marquez « sur devis seulement » ou « nous consulter ».
Vous avez maintenant la méthode pour construire votre catalogue de service. Cet outil sert en interne mais aussi en communication externe auprès de vos clients. Si vous avez un site web, vous pourriez même vous payer le luxe de le mettre en ligne ! L’avantage c’est que vos potentiels clients savent ce que vous faites et à quel prix.
L’inconvénient c’est que vos concurrents aussi ! Cela dit, la différence entre vous et vos concurrents c’est avant tout la qualité de vos prestations. Parce que vous présentez un catalogue de service mais ce n’est que la première pierre de l’édifice. Derrière il va falloir mettre d’autres choses en place mais chaque chose en son temps.
La mission du jour
Votre tableur va devenir votre ami pour la vie. Qu’il s’agisse de Microsoft Excel ou d’OpenOffice, c’est avec lui que vous allez réaliser votre catalogue de service ! Comme ça vous pourrez l’éditer, l’imprimer sur papier ou en PDF et surtout le maintenir à jour et le versionner ! Votre mission si vous l’acceptez est donc de créer votre propre catalogue de service. Vous verrez que ça parait simple comme ça mais que parfois c’est pêchu ! Ensuite, une fois que ce sera fait, vous pourrez passer à la suite de cette partie consacrée à la formalisation de votre activité.