Processus de l’entreprise
Organiser son activité
Je pense que si vous avez lu les parties précédentes, vous avez certainement réfléchi à cette question. Comment s’organise mon activité ? Pour certains c’est évident… Pour d’autres un peu moins. En fait, il faut avoir une bonne dose d’abstraction pour être en mesure d’analyser les processus de son entreprise.
En effet, maîtriser les processus de son entreprise c’est avoir moins de gestion administrative. Qui dit moins de gestion administrative dit plus de temps pour se consacrer au véritable travail. Mais alors comment peut-on maîtriser les processus de son entreprise ? La question se pose d’autant que pour certains la notion même de processus est abstraite !
Nous allons donc voir ça dans le détail. Et nous allons commencer par dessiner ces fameux processus. Comment ? Eh bien on va mettre les algorithmes au service de l’Homme. Pas de panique ! Je vais vous expliquer ça de la manière la plus simple qui soit. La plupart d’entre vous n’ayant pas fait d’études d’informatique, on va partir de la base.
Les algorithmes
ALGORITHME
Employé comme nom masculin singulier
Informatique : Processus logique permettant la résolution d’un problème en programmation.
Je vous vois déjà venir me dire que vous n’avez pas l’intention de vous lancer dans la programmation… Soit. Néanmoins, on va ici se servir de l’informatique et des algorithmes pour déterminer les processus de votre entreprise. Et pour commencer, nous allons nous intéresser aux composants des algorithmes.
Pour commencer, un algorithme a toujours un début et une fin. Ce début ou cette fin sont matérialisés par la forme ci-dessus. Un rectangle au bouts arrondis marque donc un début ou une fin.
Le processus peut être considéré comme une action simple. Un processus est représenté par un rectangle plein tout simple.
Le sous-processus représente dans ce cas précis un ensemble d’actions simples qui occupe divers processus. On le représente par un rectangle vide avec deux bordures.
La décision permet de créer des « branches » alternatives. La plupart du temps il s’agit d’une question qui a pour réponse oui ou non. Un losange plein signifie une décision.
Un rectangle dont la base est une vague représente un document.
Un rectangle légèrement incliné représente une donnée.
Voilà, nous avons à présent fait le tour des composants qui permettent de faire un algorithme. J’imagine que cela vous parait toujours très compliqué… Aussi je vais prendre un exemple simple que nous analyserons ensuite.
Exemple d’algorithme
Je vais prendre un exemple très simple qui va vous demander énormément d’imagination. Admettons que vous buviez du café. Or, vous n’avez pas eu votre dose quotidienne et vous avez envie de boire un café. Seulement est-ce qu’il y en a de prêt ? Si oui, il vous suffit de vous servir et de le boire. Si non, alors vous devrez le préparer. Quel rapport avec l’algorithme ?
Puisque vous me paraissez sceptiques, voici du concret. Il s’agit d’une modélisation de ce que je viens de vous décrire précédemment. Evidemment, vous n’aviez pas besoin d’un algorithme pour vous prendre un café… Seulement avouez que l’exemple est saisissant, non ?
Petit jeu rapide
Puisque vous avez l’air de trouver ça facile nous allons jouer. Je le propose parce que j’aimerai vraiment vous faire comprendre comment ça fonctionne. Vous verrez, une fois qu’on y a pris goût on a du mal à s’en passer. Alors voilà, vous avez vu le sous-processus « préparer du café » ? Eh bien maintenant vous devez l’expliquer sous forme d’algorithme. Je vous aide en vous donnant les étapes. D’abord vous devez vérifier s’il y a du café. Ensuite, vous devez vérifier s’il y a des filtres. Enfin vous devez vérifier s’il y a de l’eau. Si toutes les conditions sont réunies, alors vous pouvez préparer un café. Si vous ne le pouvez pas alors pas de café. Vous êtes prêt ? C’est à vous !
Corrigé du jeu
En principe, vous avez joué le jeu et avez pris de quoi dessiner un bel algorithme. Vous aviez les composants et les indications donc… Voici ce que vous pouviez faire :
Voilà voilà… Vous savez à présent comment on prépare un café ! Les plus observateurs d’entre vous noteront le début et la fin de cet algorithme… En fait, le début et la fin sont similaires aux processus précédent et suivant ce sous-processus. Cela signifie en clair que l’on peut rattacher les deux algorithmes ensemble pour n’en faire plus qu’un.
Vous avez donc à présent le processus café en complet. Vous remarquerez que l’on peut aller profondément dans le niveau de détail. Certes, la plupart du temps c’est contre-productif et il est plus simple de se contenter d’une version simplifiée. J’imagine que c’est plus clair pour vous de cette façon. Je l’espère en tout cas sincèrement.
Modéliser les processus de son entreprise
Ok, vous avez les outils (des algorithmes) et vous avez la méthodologie (comment on fait). Il ne vous reste plus qu’à apprendre à l’appliquer à votre entreprise. Je ne serais pas surpris que vous vous demandiez à quoi ça va bien pouvoir servir… Honnêtement ? C’est juste quelque chose que vous allez utiliser en interne pour vous avant tout.
Par la suite, cela peut devenir utile si vous embauchez un employé ou si vous décidez de faire certifier votre entreprise. Le fait de formaliser vos processus de travail est un atout et vous prépare pour les étapes du second volume du projet Red Star IT.
Toutefois et bien avant cela, vous devez le faire pour gérer la cohérence de votre entreprise. Vous devez faire en sorte que les actions s’enchainent les unes avec les autres. Ainsi vous obtiendrez un cheminement logique qui va rationaliser vos processus.
Voici concrètement un exemple de départ qui doit vous permettre de commencer vos algorithmes. Cela peut paraitre laborieux voire pénible mais c’est la clef d’une gestion raisonnée de bout en bout. Le gros avantage, c’est que cela vous permet de réfléchir à vos processus. Parfois, certains processus peuvent être améliorés. Le souci c’est que tant qu’ils n’ont pas été formalisés il est difficile de voir un processus améliorable.
J’ai souvenance, par exemple, d’avoir été obligé de procéder ainsi pour un client dont les processus étaient complexes. Le client devait mettre en ligne une nouvelle boutique e-commerce. Son prestataire n’a cependant pas étudié ses processus commerciaux avant le développement. Le client m’a donc demandé mon avis sur la question.
J’ai passé plusieurs jours à voir avec lui ses processus de vente. J’en suis ressorti avec un document de 62 pages retraçant des processus complexes.
Un exemple d’application
Puisque j’en parle, je vais essayer d’expliquer le contexte. Un client possède un système ERP qui est vieux et qui est incompatible avec le Web. En lieu et place de le remplacer, il décide d’implémenter une solution e-commerce. Mais attention, pas n’importe quoi : Du multi-boutiques à l’international !
Normalement, le prestataire implémente la solution e-commerce et connecte le système de gestion de l’ERP dessus. Sauf que vu la vétusté de la solution ERP, ce n’est pas possible. Il y a donc des ajustements voire des développement à faire pour que les règles métiers du client puissent être appliquées. Or, le prestataire semble ne pas s’en soucier outre mesure…
Le client fait alors appel à la société dans laquelle je travaille et je donne un premier avertissement à ce sujet. Trois mois plus tard, les choses n’ont pas bougées et le client souhaite que l’on avance sur ce point. Je lui présente un algorithme qui représente son flux de travail et il me dit que c’est top. En tout cas sur le principe parce que le flux n’est pas correct. J’ai fais de la merde…
Nous convenons alors d’un premier rendez-vous pour remettre cela au clair. Trente heures seront nécessaires pour tracer les règles métiers du client et définir ses processus. Rappel : Contexte multi-boutiques et international… Cela compte énormément car les règles sont nettement plus complexes.
Au final, il s’agit d’un document confidentiel que je ne peux pas utiliser tel quel. Voici donc une copie tronquée et neutralisée au possible. Cela vous permettra juste d’avoir un aperçu de ce dont il est question.
Organiser son activité, suite et fin
Vos processus vont rester simples. Tout au moins au début car vous êtes seul et en principe vous maîtrisez votre activité. La modéliser va vous permettre d’avoir une vue sur votre façon de travailler. De cette façon, vous pourrez rationaliser vos processus.
RATIONALISER
Employé comme verbe
Perfectionner une organisation (groupe, entreprise…) en vue de son meilleur fonctionnement.
Vous pensez que vos processus sont parfaits ? Vous seriez surpris de constater que parfois vous pouvez vous compliquer la vie inutilement… Et puis surtout, il y a un avantage majeur à faire ce travail. Cela vous permet d’avoir confiance en ce que vous faites face à un client ou un prospect. Vous connaissez votre métier et savez quoi faire pour régler telle ou telle situation. On ne vous demande rien de plus que d’agir en professionnel.
L’organisation de votre activité est une étape incontournable de ce professionnalisme. Cela va vous servir à court, moyen et surtout à long terme… Et bonus : vous saurez faire des algorithmes et exprimer vos idées de façon claire et logique !
Cela tombe plutôt bien, car vous allez en avoir besoin pour la suite de ce volume. En effet, la prochaine partie est consacrée aux algo… euh non, aux procédures… C’est dur 😉
Mission du jour
Je ne vais pas vous demander de développer le processus café avec la partie « supermarché ». A la place, je vous propose de commencer par la modélisation de votre tunnel de vente. Il s’agit de la partie que l’on trouve dans la partie « Généralités » de vos CGV. Ensuite, prenez vos prestations une par une et déterminez toutes les étapes à accomplir. Vérifiez vos flux de travail en même temps et adaptez-les au besoin. Une fois que vous serez prêt, matérialisez-les… Comment ? bonne question !
Outils de modélisation
Votre serviteur utilise depuis de très nombreuses années Microsoft Visio. Bon, vu le prix de la licence aujourd’hui et vu que vous ne roulez pas forcément sur l’or… Moi non plus cela dit mais c’est une autre histoire… Voici un lien vers un site en ligne qui va vous permettre gratuitement de matérialiser vos flux de travail.
Vous allez râler : c’est en anglais ! En plus ça a l’air compliqué à utiliser et franchement vous n’avez pas le temps d’apprendre comment ça fonctionne. Vous avez d’autres chats à fouetter et de l’argent à gagner. Soit, mais vous gagneriez à apprendre à l’utiliser, d’autant qu’on va en parler dans la prochaine partie. Si si, je l’ai fait !