O3 – Outils de base

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Les autres outils

On ne va pas se mentir : tôt ou tard vous serez obligé d’investir dans un logiciel de gestion comptable. Cependant, vous pouvez vous en passer tout au début de votre activité. Qu’est-ce qui vous empêche de commencer à faire des modèles spécifiques à votre activité ? Rien du tout ! Vous pouvez même commencer tout de suite avec l’essentiel :

• Sous Microsoft Excel, un modèle de devis ;
• Éventuellement un modèle de bon de commande ;
• Peut-être aussi un modèle de bon de livraison ;
• Certainement un modèle de facture ;
• Sous Microsoft Word des courriers-types de relance ;
• Pourquoi pas un tableau de bord de suivi de votre activité ?
• …

Rien n’est impossible. Vous pouvez facilement créer votre base de modèles et ce site vous fournit déjà quelques exemples. Je serais même en mesure de développer l’ensemble de ces outils même si je cela poserait sans doute un problème. La spécificité de chaque métier rend en effet difficile la réalisation d’outils communs.

Difficile, certes mais pas impossible… Malheureusement parfois au détriment de ce qui fait le corps de votre métier. C’est pour cette raison que je préconise au lancement de votre entreprise de faire vos propres outils. De cette façon vous saurez exactement à l’usage quels fonctionnalités vous devez retrouver dans un logiciel du commerce.

J’ai presque failli faire l’impasse sur les autres outils :

• Réaliser ses présentations sur Microsoft PowerPoint ;
• Créer ses schémas sur Microsoft Vision ou Draw.io ;
• Mettre en ligne son propre site web ;
• …

Je suis d’accord avec vous. Tout ça c’est très bien, mais ça demande du temps et de l’investissement et vous n’en avez pas. Vous avez une société à faire tourner et des responsabilités. C’est à partir de là que vous devez faire votre choix.

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Une question de choix

Soit vous prenez le temps de vous équiper convenablement et durablement pour l’avenir, soit… Vous faites comme tous ces gens qui semblent perpétuellement débordés parce qu’ils manquent cruellement d’organisation. Oui, je sais, la critique est facile. Néanmoins, si on y regarde de plus près il est difficile de me donner tort.

Le choix lui-même ne se situe pas au niveau de la question de s’équiper ou pas. Il faut s’équiper d’outils pour faire tourner son entreprise et arrêter de vouloir grapiller des centimes sur ce point. Le choix consiste à savoir si l’on doit faire ses propres outils ou utiliser des solutions existantes.

Et là, ça dépend entièrement de vous. Avez-vous envie de développer vos propres outils ? Aurez-vous le temps de le faire ? Avez-vous les compétences nécessaires ? Si vous avez répondu « oui » à ces trois questions, vous pouvez envisager le développement de vos outils.

Dans le cas contraire, je vais vous représenter ça sous forme d’algorithme :

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Tableaux comparatifs de solutions

Ce ne serait pas honnête de ma part de vous parler uniquement des outils spécifiques. Je vais donc vous présenter des tableaux comparatifs de solutions avec avantages et inconvénients. Commençons dans l’ordre :

Développer ses outils spécifiques

L’inconvénient majeur est clairement la limitation sur le long terme, car en cas d’expansion de la société les outils spécifiques risquent de vite atteindre leurs limites.

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Chercher des outils payants et/ou gratuits

Il y a autant d’avantages que d’inconvénients à utiliser des solutions payantes et/ou gratuites. Après, c’est un choix à faire en fonction de chaque outil… C’est cependant clairement un choix qui engage la société sur le moyen voire le long terme.

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Chercher des outils libres et gratuits

Certes, les avantages sont peu nombreux pour ces solutions… Mais ils ont du poids lorsque le budget équipement ne suit pas. Concernant les inconvénients, ils sont récurrents sur ce type de solutions. 

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L’avis du rédacteur

Tout d’abord, je voudrais préciser que vous n’avez aucune obligation d’être d’accord avec moi. Ensuite, mes choix se basent sur de la logique élémentaire. En principe, j’essaie d’être impartial. Par exemple, je ne vous force pas la main pour travailler avec Microsoft Office. A la place, je vous propose également OpenOffice même si pour mes exemples j’ai utilisé Microsoft Office.

Je ne vais pas non plus vous faire de la publicité pour des solutions de gestion. Il y a de tout pour tous les usages et pour tous les budgets. En fait, mon point de vue se veut juste pratique et neutre. Faisons donc des cas d’utilisation :

Vous avez un budget équipement conséquent

Il existe dans ce cas des solutions éprouvées qui vont pouvoir couvrir tous les besoins de votre business. Parfois même bien plus que ce qui est réellement utile et nécessaire. De mon point de vue, vous lancez votre entreprise donc nécessairement vous manquez de recul.

Selon moi, vous risquez de vous emballer pour une solution qui est utile mais surdimensionnée pour un début. Vous devriez d’abord prendre le temps de rationaliser vos processus. Savoir comment vous travaillez vous aidera à déterminer vos besoins réels. Les déterminer vous permettra de trouver l’outil le plus adapté au meilleur coût.

Enfin, lorsque vous aurez réellement lancé votre activité et qu’elle aura fait son rodage vous pourrez choisir. En attendant, analysez vos processus, appliquez-les et peaufinez-les avec des outils temporaires. Assurez-vous seulement de pouvoir transférer vos données une fois que vous migrerez.

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Vous avez peu ou pas de budget

C’est la merde, j’en conviens. Personne ne vous en voudra pour ça, on connaît tous des débuts difficiles. Maintenant ça dépend surtout si vous savez utiliser un tableur et un traitement de texte. Si la réponse est oui, alors vous devriez pouvoir vous créer quelques outils de base. Cela vous permettra de lancer votre activité et d’adapter vos outils au processus.

A mon sens, il est préférable que l’adaptation se fasse dans ce sens, surtout si les processus sont rationalisés. Néanmoins, il arrive que ce ne soit pas le cas et donc il faut faire l’inverse. Si par exemple vous ne savez pas utiliser de tableur ou de traitement de texte. A ce moment-là vous devrez certainement adapter vos processus aux outils du marché.

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Utiliser les outils du marché

Honnêtement, je préfère faire moi-même mes propres outils mais des fois j’utilise des outils standards. L’exemple type c’est d’avoir utilisé WordPress pour réaliser ce site ! J’aurais pu me coder mon propre site et faire tout ce que je voulais. Mais je ne l’ai pas fait parce que WordPress me fait gagner du temps.

Certes, pour certaines parties je suis extrêmement frustré mais je m’en accommode. Le bénéfice offert par WordPress est supérieur aux éléments négatifs générateurs de frustration. C’est ainsi que je raisonne : le pratique d’abord ! Ensuite, si les fonctionnalités attendues sont là et que je n’en perd pas alors c’est bon. Enfin, pour ce qui ne va pas je vérifie toujours si ça n’existe pas avant de le créer.

Il y a énormément d’outils comme ça pour lesquels il faut peser le pour ou le contre. Au final, l’essentiel c’est que les fonctionnalités soient là. Et que ce soit pratique à utiliser, surtout ! On n’imagine pas mais il existe de ces usines à gaz…

Pourtant, les règles à suivre devraient être les mêmes pour l’ensemble des développeurs :

• D’abord, penser que les utilisateurs ont le niveau d’un gamin de 4 ans ;
• Ensuite, développer une interface instinctive et intuitive ;
• Enfin, mettre en avant les fonctionnalités les plus utilisées et rendre les autres visibles.

Toutefois, il semble que ces règles simples soient le plus souvent oubliées. Du coup, certains outils pourraient être bien mais en réalité les utiliser au quotidien relève du calvaire.

De mon point de vue, avant de vous décider privilégiez des versions d’essai. Comme ça vous saurez tout de suite si le produit convient ou non.

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La mission du jour

Là, très clairement, on arrive à la fin de cette partie concernant les outils. Votre mission immédiate est de déterminer comment vous souhaitez équiper votre entreprise. Quels sont vos objectifs ? Qu’aimeriez-vous mettre en place ? En premier lieu, faites une liste de ce dont vous avez besoin. Ensuite, vérifiez sur internet si vous trouvez des solutions intéressantes. Enfin, et si vous le pouvez, testez la version d’essai de logiciels que vous pourrez acquérir. Inutile de faire le kéké avec Sage, SAP ou Oracle : Vous n’avez pas les moyens de vous payer ce genre de logiciels. Pas tout de suite en tout cas ! 

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